Rzeczywiste koszty patentowania oraz czas na przykładzie zgłoszeń w Polsce, przed EPO oraz procedury PCT

Proces uzyskiwania patentu jest złożonym i czasochłonnym przedsięwzięciem, które różni się w zależności od kraju i rodzaju zgłoszenia. W artykule przyjrzymy się procedurze udzielania patentu w Polsce oraz omówimy międzynarodowe aspekty ochrony patentowej, takie jak procedura PCT (ang. Patent Cooperation Treaty) oraz uzyskiwanie ochrony patentowej w Europie poprzez Europejski Urząd Patentowy (ang. European Patent Office, EPO). Szczególną uwagę poświęcimy również kosztom związanym z poszczególnymi etapami procedury patentowej oraz czasem.

Z tego wpisu dowiesz się:
– Jakie są koszty i czas trwania procesu uzyskiwania patentu w Polsce, przed EPO oraz w ramach procedury PCT,
– Jakie są etapy procedury patentowej w Polsce, Europie i na poziomie międzynarodowym,
– Jakie są opłaty związane z utrzymaniem ochrony patentowej w wybranych krajach Europejskich

Procedura patentowa w Polsce

Procedura udzielania patentu w Polsce jest złożonym procesem, który obejmuje kilka etapów.

• Pierwszym krokiem jest badanie stanu techniki, czyli zdolności oraz czystości patentowej, które nie jest obligatoryjne.
• Następnie zgłoszenie jest składane w Urzędzie Patentowym Rzeczypospolitej Polskiej (UPRP).
• Po zgłoszeniu przeprowadzane jest szczegółowe sprawdzanie stanu techniki przez UPRP, które trwa kilka miesięcy.
• Kolejnym etapem jest publikacja patentu, która następuje po 18 miesiącach od daty zgłoszenia.
• Po publikacji mogą pojawić się ewentualne zawiadomienia o możliwości istnienia przeszkód do uzyskania patentu, które wymagają dodatkowego czasu na rozpatrzenie.
• Następnie podejmowana jest decyzja o udzieleniu patentu, która kończy podstawowy proces.

Cała procedura może trwać od 2 do 5 lat, natomiast czas ten może znacząco się wydłużyć  z uwagi na specyfikę poszczególnych zgłoszeń. Po udzieleniu patentu możliwe jest przedłużanie ochrony w kolejnych latach.

Etap badania stanu techniki jest opcjonalny, ale przynosi znaczące korzyści. Dzięki niemu klient dowiaduje się, czy może bezpiecznie wdrażać swój pomysł oraz jak najlepiej go chronić. Wyniki tego badania są uwzględniane przy przygotowywaniu zgłoszenia wynalazku, co pozwala na wcześniejsze zidentyfikowanie i ominięcie potencjalnych przeszkód w uzyskaniu patentu. Choć badanie nie jest konieczne, może pomóc w przyspieszeniu całej procedury przed UPRP.

W kontekście kosztów oraz czasu, powyżej opisanej procedury udzielenia patentu w Polsce badanie stanu techniki kosztuje od 5900 PLN do 7100* PLN netto, a jego wykonanie zajmuje przeważnie, około 14 dni od momentu otrzymania zlecenia. Następnie przygotowanie dokumentacji zgłoszeniowej i złożenie jej do UPRP to wydatek rzędu 6500 – 9400* PLN netto, z czasem realizacji wynoszącym najczęściej od 14 do 21 dni, w zależności od ustaleń z klientem. W ciągu miesiąca od daty zgłoszenia należy uiścić opłaty urzędowe. Etap postępowania merytorycznego, na który składa się przygotowanie odpowiedzi merytorycznej na zawiadomienie o przeszkodach do udzielenia patentu, kosztuje średnio 1780 – 2670* PLN netto. Termin na złożenie odpowiedzi wynosi jeden miesiąc z możliwością przedłużenia o dodatkowe dwa miesiące. W trakcie trwania procedury, Urząd może wydać więcej niż jedno zawiadomienie, najczęściej są to 2-3 pisma.

Następnie, gdy zostanie dostarczona decyzja o udzieleniu patentu, w ciągu trzech miesięcy od otrzymania decyzji UPRP należy uiścić opłatę urzędową za publikację oraz za wszystkie rozpoczęte lata ochrony zgłoszenia, które liczone są od daty zgłoszenia. Honorarium rzecznika za dopełnienie wszelkich formalności wynosi od 1030* PLN netto. Patent jest ważny przez 20 lat od daty zgłoszenia, pod warunkiem regularnego wnoszenia opłat za kolejne lata ochrony. Opłata urzędowa jest należna w rocznicę zgłoszenia, ale może zostać uiszczona również w ciągu 6 miesięcy z dopłatą 30%. Honorarium rzecznika za monitorowanie terminów i wnoszenie opłat wynosi w zależności od kancelarii od około 450* PLN netto rocznie. Wynalazcy powinni zatem uwzględnić te koszty w swoim planie finansowym, aby nie stracić ochrony z powodu braku środków na opłaty.

Analizując rzeczywiste koszty i czas trwania różnych zgłoszeń naszych klientów to średni koszt całej procedury na podstawie powyższych przykładów wynosi w przybliżeniu 11 000* PLN netto, a średni czas trwania procedury wynosi ok. 2 lata.

Procedura PCT – czyli międzynarodowe zgłoszenie patentu

Po omówieniu krajowej procedury patentowej w Polsce, warto również przyjrzeć się międzynarodowym aspektom uzyskiwania ochrony patentowej. Dla wynalazców, którzy chcą chronić swoje pomysły na wielu rynkach jednocześnie, idealnym rozwiązaniem jest procedura PCT (ang. Patent Cooperation Treaty).

               Procedura uzyskania międzynarodowego patentu poprzez system PCT składa się z kilku obowiązkowych etapów.

Zgłaszający może wystąpić z wnioskiem o międzynarodowe badanie wstępne. Dla Polski Międzynarodowym Organem Badań Wstępnych jest Europejski Urząd Patentowy (EPO) oraz Wyszehradzki Instytut Patentowy (VPI). EPO pobiera opłatę za badanie wstępne w wysokości 1830 EUR oraz opłatę manipulacyjną w wysokości 175 EUR, natomiast VPI pobiera opłatę za badanie wstępne w wysokości 900 EUR i również opłatę manipulacyjną wynoszącą 175 EUR. Zgłaszający wskazuje państwa, w których zamierza wykorzystać wyniki badania wstępnego. Złożenie wniosku o badanie wstępne nie jest obligatoryjne. Warto wspomnieć, że wybór organu do międzynarodowego badania wstępnego (np. EPO lub VPI) może zależeć od kosztów, ale także od oceny jakości i szybkości pracy danego organu. Może to wpłynąć na późniejszą decyzję o tym, w jakich krajach zgłaszający będzie kontynuował procedurę.

Dodatkowo zgłaszający po otrzymaniu pisemnej opinii ISA mogą podjąć różne kroki, takie jak złożenie poprawek do zgłoszenia, kontynuowanie procedury w wybranych krajach lub ewentualnie wycofanie zgłoszenia, jeśli opinia jest negatywna.

Oprócz wymienionych kosztów warto wspomnieć o możliwych dodatkowych opłatach, takich jak opłaty za tłumaczenia dokumentów w fazie krajowej, opłaty lokalne za zgłoszenia w poszczególnych krajach oraz potencjalne koszty związane z reprezentacją prawną w różnych jurysdykcjach.

 Średni koszt od zgłoszenia do zakończenia procedury z wnioskiem o badanie międzynarodowe wstępne wynosi 64 000* PLN netto, a średni koszt od zgłoszenia do zakończenia procedury bez wniosku o badanie międzynarodowe wstępne wynosi 19 000* PLN netto. Średni czas trwania procedury PCT, łącznie z fazą międzynarodową i krajową, wynosi od 4 do 6 lat (18 miesięcy w fazie międzynarodowej + 2-5 lat w fazie krajowej lub regionalnej). Czas ten może się wydłużyć w przypadku skomplikowanych zgłoszeń lub jeśli występują sprzeciwy, opóźnienia lub konieczność dokonywania zmian w zgłoszeniu.

Procedura PCT pozwala wynalazcom opóźnić decyzje o wyborze krajów, w których chcą uzyskać ochronę, oraz związane z tym koszty o około 30 miesięcy od daty pierwszego zgłoszenia. Daje to więcej czasu na ocenę potencjału komercyjnego wynalazku i zebranie funduszy.

Procedura EPO – czyli zgłoszenie patentu w Europie

Po omówieniu krajowej procedury patentowej w Polsce oraz PCT warto również przyjrzeć się uzyskiwaniu ochrony patentowej w Europie poprzez Europejski Urząd Patentowy (EPO). Proces udzielania patentu przez EPO składa się z kilku obowiązkowych etapów.

• Procedura rozpoczyna się od zgłoszenia w EPO, które może być dokonane bez lub z pierwszeństwem.
• Następnie, EPO przygotowuje European Search Report i następuje publikuje zgłoszenie.
• Kolejnym krokiem jest złożenie wniosku o badanie. Wraz z wnioskiem o badanie należy uiścić opłaty za merytoryczne badanie zgłoszenia (examination fee) oraz za wyznaczenie krajów, w których ma obowiązywać ochrona patentowa (designation fee). Opłata za badanie jest związana z oceną, czy wynalazek spełnia wymogi patentowe, natomiast opłata za wyznaczenie obejmuje wskazanie krajów członkowskich, w których ma być ważny patent.
• Po etapie badania następuje faza „intention to grant a patent„, która trwa około 4 miesiące. Po tym czasie EPO podejmuje decyzję o udzieleniu patentu.
• Ostatecznym krokiem jest walidacja patentu EP, która obejmuje złożenie wniosku o skutek jednolity oraz walidację w poszczególnych krajach. Na złożenie wniosku o skutek jednolity przysługuje 1 miesiąc, natomiast na walidację w poszczególnych krajach przysługuje 3-miesięczny termin.                                                                                                   

Średni koszt całej procedury wynosi około 42 000* PLN netto. Procedura uzyskania patentu europejskiego w EPO trwa zazwyczaj od 3 do 5 lat. Czas ten może być dłuższy w zależności od skomplikowania wynalazku, liczby zgłoszeń w danym czasie oraz ewentualnych sprzeciwów i poprawek. Istnieje wyraźna korelacja między czasem trwania procedury a kosztami, ponieważ w trakcie trwania procedury zgłoszeniowej konieczne jest wnoszenie opłat za przedłużenie ochrony. W przypadku zgłoszenia do Europejskiego Urzędu Patentowego (EPO) na początku wnosi się opłaty urzędowe za zgłoszenie i poszukiwanie, a kolejne opłaty za badanie, wyznaczenie oraz lata ochrony są płatne kilkanaście miesięcy później. Natomiast w procedurze Euro-PCT na wstępie wnosi się opłaty urzędowe za zgłoszenie, poszukiwanie, badanie, wyznaczenie, a także za przedłużenie ochrony, jeśli upływa już trzeci rok od zgłoszenia PCT. Sumarycznie, opłaty w obu przypadkach są bardzo zbliżone, jednak różnią się rozłożeniem w czasie.

Każdy zgłaszający po otrzymaniu patentu, ma do wyboru dwie ścieżki postępowania.

• Pierwsza opcja to rejestracja patentu europejskiego o jednolitym skutku, który obejmuje 18 krajów: Austria, Belgia, Bułgaria, Dania, Estonia, Finlandia, Francja, Niemcy, Włochy, Łotwa, Litwa, Luksemburg, Malta, Holandia, Portugalia, Słowenia, Szwecja i Rumunia. W tym przypadku żadne opłaty urzędowe nie są należne, a jedynie honorarium kancelarii za złożenie wniosku, które wynosi od 1800* PLN netto. Dla krajów niewymienionych powyżej uzyskanie ochrony jest możliwe jedynie poprzez proces walidacji. Wybór krajów, w których zgłaszający zdecyduje się na walidację patentu, może znacznie wpłynąć na całkowite koszty ochrony. Warto podkreślić, że firmy mogą strategicznie wybierać rynki, które są dla nich najważniejsze, aby zoptymalizować koszty ochrony. Po uzyskaniu skutku jednolitego, co roku wnosi się jedną wspólną opłatę urzędową za utrzymanie ochrony.
• Walidacja patentu europejskiego jest drugą dostępną opcją po uzyskaniu patentu europejskiego, a kraje można podzielić na trzy grupy. W pierwszej grupie krajów patent jest udzielony automatycznie i natychmiastowo uznawany za patent krajowy, aby pozostał w mocy należy wnosić co roczne opłaty urzędowe. Do tej grupy należą Belgia, Francja, Niemcy, Irlandia, Luksemburg, Monako, Szwajcaria i Wielka Brytania. W drugiej grupie wymagane jest złożenie tłumaczenia zastrzeżeń na język urzędowy, a szacunkowy koszt wynosi 800-1000 EUR za kraj. Do tej grupy należą Albania, Chorwacja, Dania, Finlandia, Węgry, Islandia, Litwa, Łotwa, Holandia, Macedonia, Norwegia, Słowenia i Szwecja. Trzecia grupa krajów wymaga złożenia tłumaczenia całego zgłoszenia na język lokalny, co kosztuje około 1500-2000 EUR za kraj. Do tej grupy należą Austria, Bułgaria, Turcja, Polska, Czechy, Estonia, Hiszpania, Serbia, Słowacja, Cypr, Grecja, San Marino, Portugalia, Rumunia, Malta i Włochy.

Uzyskanie ochrony patentowej w Europie wiąże się z koniecznością ponoszenia opłat urzędowych za kolejne lata ochrony w krajach, w których dokonano walidacji. Opłaty te różnią się w zależności od kraju. Przykładowe opłaty urzędowe za kolejne lata ochrony w popularnych krajach to:

Praktyka AOMB Polska wskazuje, że całkowity koszt przedłużenia ochrony patentu europejskiego w krajach, gdzie patent jest ważny „automatycznie” oraz w Polsce, wynosi odpowiednio:

Koszty te uwzględniają opłaty urzędowe oraz honoraria za przedłużenie ochrony, pokazując znaczenie starannego planowania finansowego dla utrzymania ważności patentu przez cały okres ochrony.

Uzyskanie patentu, zarówno na poziomie krajowym, jak i międzynarodowym, wymaga starannego planowania i znajomości procedur. W Polsce proces ten obejmuje kilka kluczowych etapów, począwszy od badania stanu techniki, poprzez zgłoszenie i szczegółowe sprawdzanie, aż po publikację i udzielenie patentu. Międzynarodowa ochrona patentowa, realizowana poprzez procedurę PCT, oferuje wynalazcom możliwość zabezpieczenia swoich pomysłów na wielu rynkach jednocześnie, choć wiąże się z dodatkowymi kosztami i formalnościami. W Europie natomiast, poprzez Europejski Urząd Patentowy, można uzyskać jednolitą ochronę patentową, która upraszcza zarządzanie patentem na poziomie regionalnym. Ostatecznie, wybór odpowiedniej ścieżki ochrony patentowej powinien być dostosowany do indywidualnych potrzeb wynalazcy i specyfiki rynku, na którym planuje on komercjalizację swojego wynalazku.

*wskazane liczby są oparte na rzeczywistych sprawach z naszej kancelarii z lat 2022-2023